こんにちは！はやとです。
大学の授業は完全に無いのですが（正確に言えば、ゼミだけはありますがほぼ欠…ゴホンゴホン)、実はそれ以外のことが割と忙しくバタバタしていました！
その1つが、内定先の会社でのクリスマスパーティーの開催です。
今回は内定者が3人（会社としては初の新卒採用で、新卒1期生)で力を合わせて、会社として初のクリスマスパーティーを開催し、約45名を招待した企画を簡単に振り返りたいと思います。
会社のwantedlyにも記事が上がりました！
- クリスマスパーティー運営に至った経緯
- 実際にクリスマスパーティー本番までを運営視点でざっくり振り返る
- 当日からクリスマスパーティー本番終了までをざっくり振り返る
- これから仕事やチームでの活動で今後気を付けたい事
- クリスマスパーティーの運営のまとめ
クリスマスパーティー運営に至った経緯
まずは背景として、クリスマスパーティーを内定者3人で運営することになるまでの流れと、制約条件を簡単にまとめます。
- 内定式の終了後、あるミッションが通達
- クリスマスパーティーを12月21日(金)に行って欲しいと。
- 制約条件は日程と予算のみ。
そうです。
10月1日(月)に内定式があったのですが、その後ミッションが言い渡されました。
そのミッションが、今回のメインテーマであるクリスマスパーティーの企画・運営でした。
そして、この時点で決まっていたのは
- クリスマスパーティーを12月21日(金)に開催
- 制約条件は日程と予算
という2点のみでした。
実際にクリスマスパーティー本番までを運営視点でざっくり振り返る
まずはクリスマスパーティーの本番までの流れをざっと振り返り、各ポイントで大変だった点と今後に活かしたい点をまとめていきます。
- 会場の確保
- 当日までのスケジューリング
- 役割分担
- 本番のコンテンツの決定と準備
- 社員さんへの案内や移動の誘導
- 会場の確保
今回のミッションの中で、最も緊急度が高く、重要度も高かったのが会場の確保です。
日時と予算という2つの制約がある中で、特にオフィス周辺（六本木）から会場を探すのは通常時でもかなり大変だと思います。
また今回提示された12月21日(金)とは後から知ったのですが、
「1年間で最もお店が予約しにくい日」
「1年間で最もタクシーが拾えない日」
だそうです。
通常時＋1年で最も繁忙期である日に会場を貸し切る必要がある...!!
めちゃめちゃ苦労しました。
まず始めに宴会やパーティー用の会場を一括で検索し、見積もりが可能なサイトを複数利用し条件に合う会場をリストアップ。
通常時であればこれでほぼ決まる可能性もあるのですが、1年で最も混雑する日というだけあって普段設けられている最低保証金額（お店を予約する際に、人数に関係なく最低限必要な支払い金額（ご飯代等も含む））がネットに掲載されているものの2倍から3倍が当たり前です。
つまり、通常であれば15万円で予約可能な会場も、12月21日(金)では45万円だったりするのです。
その結果、一括サイトでの検索ではほぼ見つかりませんでした。
（既に3時間以上かかった気がする）
次にスペースマーケットやAirbnbなどでも探したのですが、食事のケータリング等も考慮しないといけなくなるということで内定者3人では処理しきれない可能性もあったので断念。
最終的には、
- ぐるなび
- ホットペッパー
を使って、掲載されている写真等から判断して条件に合いそうなところに片っ端から電話をかけました。
その数、なんと300件以上。
始めた当初は50件も電話すれば...と思っていたのですが、全然甘かったです。
まぁなんだかんだで、結局めっちゃいい会場を見つけることができました！
結局楽をするより、自分で手や足を動かすことが重要だと身に染みて感じました。
またネット情報は更新されていないこともあるため、直接面倒ではありますが電話をし、必要に応じて店舗へ赴き下見などをすると良いと思いました。
- 当日までのスケジューリング
次に当日までのスケジューリングです。
正直会場が決まったことで、かなり気が緩んでいました。
また内定者3人である程度仕事を分担しており、僕は会場を確保することが最大の責務でした。
そのため会場が決まった後、かなり他の内定者に頼っていた？甘えていた部分もありました。
心のどこかで、「あくまでも当日のスケジューリングや当日までのプロジェクトを牽引するのは他の内定者に責任がある...」と思っていたんだと思います。
かなりギリギリのところまで、任せていた部分がありました。
しかし、それぞれ得意不得意があるのはもちろんのこと、クリパを成功させるというミッションの下、プロジェクトとして動いているわけです。
責任者/最終意思決定者ではないということで、当事者意識を失うのは良くないとつくづく思いました。
最近読んだ劇薬の仕事術にも書いてありましたが、圧倒的に皆がやりたがらないことを自ら進んで請負、give&give&giveの大切さを、このスケジューリングを通して感じ、また自らの未熟さも感じました。
途中からは、WBS(Work Breakdown Structure)を作成し、各仕事を細分化し見える化する事から始めました。
※WBSを作成する事で、やるべき事と期限が可視化され、各ポイントで修正が可能になります
また情報の共有も不足しており、整理もされていなかったため、共通の整理方法を確認した上で共有するようにしていきました。
これによって、かなりスケジューリング含めプロジェクトの進行が効率化されました。
期限などを意識し、逆算して行動していく事と、それらをプロジェクトとして自分以外も巻き込んで行う事を学びました。
- 役割分担
次は役割分担です。
上記でも書きましたが、当初ある程度ざっくりと各内定者が何に責任を持つかを決めていました。
しかし、その後ほとんど情報共有や考えを共有する場がなかったこともあり、お互いが何を考えているかわからず、その結果何をすればいいかも分からなくなるという状態に陥っていました。
「なんとなく」という曖昧さ故に、責任がどこにあるのか、どこで引っかかっているのかが不明確なまま時間だけが過ぎていました。
これもスケジューリングなどと関係するのですが、相手に何かを伝えるときは
* 誰が
* いつ
* 何を
* どのように
* なぜ
を明確に伝えるコミュニケーションが必要だと。
特に「相手がなんとなく察してくれるだろう」という考えは徹底的に排除することが今後のビジネスの中でも必要だと思いました。
また一人で全てを処理しようとするのではなく、あくまでもチームとしてどのように進めていくかも常に意識し、周りを巻き込んでいく力/意識も必要だと感じました。
- 本番のコンテンツの決定と準備
メインでもあるクリスマスパーティー中に行うコンテンツの用意も大変でした。
そもそもこれまでサークルでのクリスマスパーティーなどに参加はしたことがあっても、企画等をやったことがほとんどありません。
ましてや会社の雰囲気も分からず、どの程度のテンションでいけばいいのか...
ここはかなり迷いましたが、まずはブレストした上で予算や時間を考慮して、タイムスケジュールに落とし込みました。
時間があると結構コンテンツを詰め込みたくなりますが、意外と時間はありません。
また歓談する時間等も含めるとコンテンツは含め過ぎないのが良いなと思いました。
- 社員さんへの案内や移動の誘導
クリスマスパーティーの開催や案内も内定者が行います。
どのように招待することによって、社員の方々により行きたい！と思っていただけるかはかなり考えました。
簡単に文字や言葉だけで招待することも可能ですが、少しでもワクワク感や楽しみ！という気持ちを持っていただけたらと思い、招待状を作成したり、当日までのカウントダウンポスターを作成したりしました。
この辺は特に内定者と分担し、かなり進めてくれました！
当日からクリスマスパーティー本番終了までをざっくり振り返る
次にクリパ当日をざっくりと振り返っていきます。
- 最終のリハーサルと詰め
- 当日必要な小物の準備不足（自分たちが使うタイムスケジュールシートとか）
- 照明や音響
- イベントの進行と交流
- 最終のリハーサルと詰め
まずは当日を迎える前に、一度はリハーサルをしておきたいですね。
どんなに短く、簡略化したものでも。
当日リハーサルを行うと、もし万が一抜け漏れや修正が必要になったときに心理的に焦ります。
めちゃめちゃ時間が迫ってくるので。
また当日修正したりすると、それらの変更を共有できなかったり、共有していても勘違いが起こってしまったりもします。
この辺は人数が多くなればなるほど気をつける必要があると思います。
- 当日必要な小物の準備不足（自分たちが使うタイムスケジュールシートとか）
クリパを始め、イベント前日までに様々な準備をし、ほぼ完璧という状態になったとしても割と忘れがちなことがあります。
それは自分たちが当日運営で使う小物などの準備です。
各コンテンツなどで使用するもの等は用意することを忘れることは少ないのですが、自分たちが本番に使用するタイスケのプリントや会場見取り図などを見易いように用意するのはとても大事であり、これがあると企画/運営の成功確率が上がると思いました。
特にリハーサルなどを直前に行い変更等があると、その部分だけをさらに変更する手間が出るのでやはり早めに一度全体感を押さえたリハーサルも重要だと思いました。
- 照明や音響
今回は運営を主に内定者3人で回したため、司会×2やその他全般を行う人と分けた場合、照明や音響、スライドの操作等人が足りないことばかりでした。
照明や音響を操作する場所近ければなんとかできるのですが（ミスは起こり易いですが）、場所が離れていてはそもそも操作を同時に行うことは不可能です。
例えば音響や照明は会場の人にお願いした方が、操作方法等も理解してくれているため、ミス等も減り、また操作もスムーズです。
その場合、お店の人になるべく負担を掛けずに、分かりやすくどこで音響や照明を変更するかも考え、伝える必要があると思いました。
幸い今回は、結婚式の二次会でも使われるような場所だったので非常にオペレーションがスムーズで、とても助かりました！
- イベントの進行と交流
イベントの進行企画と交流。
これは全く想定していませんでした。
基本的に当日のコンテンツを進める際に、いかに自分たちは黒子として動くことだけを考えていたのですが、終わってみて振り返ると、当然
「運営を企画している側×企画に参加してくださっている側」
での交流？挨拶等もあります。
このような時にどのように対応しつつ、スケジュールも回していく必要があるのかはバランスが大事だなと思いました。
またこの辺はとても重要な気づきであり、今後意識していきたいと思います。
これから仕事やチームでの活動で今後気を付けたい事
ここまでは大きく全体の流れや、どんな事をやったかをまとめました。
では今回クリスマスパーティーを開催してみて、次から意識したいことや気をつけたい事を5つだけ書きます。
「なんとなく」を徹底的に排除
コミュニケーションをとる際に、どんな時でも（プライベート/ビジネス関わらず）徹底的に「なんとなく」を取り除くことが最も大事です。
一人で行動しているわけではありません。
チームで活動する際には、情報を共有し、それぞれが仕事を分担する必要が出てくるのですが、その際に
「なんとなく察してくれる...」
というものが積み重なると、いつの間にか思いや考えに乖離が生まれているなんてことも。
僕は特に相手に、なんとなく,,,と期待してしまうことが多いので、コミュニケーションを行う際には意識的に「明確なコミュニケーション」を心掛けたいと思います。
時間/期限管理は誰かが責任を持つ
締め切りがあるモノに対して、誰かが確実に責任を持って進めていく必要があることも学びました。
ある意味これが圧倒的な当事者意識なのかもしれません。
面倒/厳しいぐらいに管理していくことで、あとあと自分たちが楽になる事を身を以て体験しました笑
情報共有の徹底と共通理解
何度か出ていますが、会議や話し合いなどを行なった際に、その場に参加できなかった人への情報共有はもちろんのこと、それぞれが * 今何をしているのか * どこまで進んでいて、いつ頃終わりそうか * 苦戦している場合は、どこに原因があるのか などは全員で共有しても良いと思いました。
また効率的に情報を共有/整理し共通理解を持っていないと、なんども同じ議論になったり取り組みの方向性がズレてしまったりします。
大変ではありますが、誰かが代表して情報が整理されるような仕組みや形をサクッと作ってしまった方があとあと楽です。
give&giveの精神で、積極的にコミット
これは他の内定者2人から学んだことです。
まさに上でも紹介した劇薬の仕事術にも書いてありましたが、とにかくgiveと。
内定者の二人は僕が面倒であんまりやりたくないなぁ。と思っていたこと。
（具体的には動画作成や景品の包装、その他時間のかかること）に取り組んでくれました。
途中から議論などは僕が進める中で二人がついてきてくれましたが、実際に手をかなり動かしてくれていたのも二人でした。
この辺の姿勢は本当に僕も持たないといけないなぁと学びました。
まさにgive&giveをしながら、みんながやりたがらない事を積極的に取り組んでいく。
同期の良さ・見習うべき姿が垣間見えました。
写真撮影
これは完全にテクニックです笑
集合写真を撮るときなどは、
- 全員が映るように時間かかっても立ち位置など調整
- カメラの位置がなるべく上になるように（椅子に立ったりして）
この2点は必ず押さえた方が良さそうです。
後から色の編集やブレの補正などはある程度できますが、そもそもの構図や立ち位置は変更できないので。
クリスマスパーティーの運営のまとめ
(この写真は、クリパ後の翌営業日に来場のお礼としてチャットで流したアフターカード)
さて、クリスマスパーティーを開催して！と言われてからは、色々と考えたり思うことがあったりしましたが...
在り来たりな言葉にはなりますが、
「終わるまでは高い壁だが、終わってふと振り返ると壁は思ってたほど高くなく意外と超える事ができた」
という気持ちです。
またこれは同期の二人の実際に手や足を動かす部分の助けもあったからだと思います。
寧ろ今回は、僕的にはプロジェクトとして動いていくとはこういうことか！という様々な発見があり、とても良い学びであったと共に自分の行動への反省もありました。
来年から社会人として活躍していく上ではどれも必須のことなので、今から意識しておきたいと思います。
- 「なんとなく」を徹底的に排除
- 時間/期限管理は誰かが責任を持つ
- 情報共有の徹底と共通理解
- give&giveの精神で積極的にコミット(手と足を動かす)
